Bästa utställare och samarbetspartner,

Jag hoppas att du mår bra.

Det är ungefär sex veckor sedan effekterna av coronaviruset slog igenom med full kraft i Sverige. Den 11 mars beslutade WHO att klassa utbrottet av coronaviruset som en pandemi. Den 13 mars fattade Sveriges regering beslut om att införa ett förbud mot allmänna sammankomster på fler än 500 personer och den 27 mars justerades gränsen till max 50 personer.

Utvecklingen har gått fort och situationen förändras snabbt. Restriktioner som påverkar vårt sociala liv har införts från en dag till en annan. Coronaviruset har haft effekt på vår vardag i en utsträckning som få kunnat föreställa sig. Tillvaron har vänts upp och ned, för såväl privatpersoner som företag och offentliga institutioner.

Det gäller även oss på Bokmässan. Vi har, under dessa sex veckor, fortsatt förberedelserna inför höstens Bokmässa, men med största respekt för rådande läge. Vår inställning har varit att fortsätta blicka framåt, men samtidigt följa utvecklingen dag för dag och ompröva våra planer om situationen kräver det. Vi har arbetat med olika scenarier som innebär att vi ställer om delar av mässan på ett klokt och ansvarsfullt sätt.

Vi förstår naturligtvis att ni, våra cirka 800 utställare, också är påverkade på olika sätt. Det väcker också vår oro. Bokmässan är en mötesplats för utställare och besökare. Utan utställare, en livskraftig förlagsbransch, författare och läsare – ingen Bokmässa.

Vi har fått fina samtal från er som är måna om Bokmässans existens och framtid, men vi har också tagit emot er oro och de frågor ni har. Hela Bokmässans team har försökt vara tillgängliga för er alla och svara på de frågor vi har kunnat besvara. Ibland har vi inte genast kunnat svara på era funderingar. Då har vi istället bett om tid för att finna svar. Jag vill personligen, men å hela Bokmässans vägnar, tacka för den förståelse ni har visat. Tack för ert tålamod.

I och med att ingen vet hur länge den situation vi nu alla är i kommer att pågå, har vi arbetat fram alternativ till den vanliga mässan. Det har varit ett stort och intensivt arbete som vi gjort så skyndsamt vi kan. Idag är vi redo att berätta om de stora dragen i vår Plan A och Plan B för höstens Bokmässa.

Plan A utgår från att läget har förbättrats tillräckligt mycket i slutet av september för att mässan ska kunna genomföras under de planerade datumen, om än med vissa justeringar. Vi vet att många av er befinner er i en tuff situation, vi tror också att människors beteendemönster kan vara förändrade under hösten, vilket kan leda till att färre personer än normalt väljer att besöka oss. Därför innebär Plan A att alla utställare får 50 % rabatt på monterytan under mässan, för att minska den ekonomiska insatsen. Dessutom finns det möjlighet för redan bokade utställare att minska sin monteryta för Bokmässan 2020, och därmed ge möjlighet för ytterligare kostnadseffektiviseringar genom till exempel minskade kostnader för personal och hotell. Med en digital plattform och samarbeten med mediehus som sänder ett urval av Bokmässans seminarier kan vi nå ut till besökare som inte kan komma till Bokmässan som planerat. Givetvis planerar vi även för insatser på plats som kommer att utgå från de rekommendationer och råd som Folkhälsomyndigheten ger i september.

Plan B innebär inte att vi ställer in. Istället ställer vi om ytterligare. Vi genomför delar av Bokmässan som planerat men ställer in själva utställningen under 2020. Vi för nu dialog med flera partners om att innehållet riktat mot skola och bibliotek blir en konferens den 24–25 september med fokus på temasatsningarna Digital Kultur, LÄS! LÄS! LÄS! och de seminarier som är kopplade till Skolspåret. Dessutom innebär Plan B att vi den 26–27 september arrangerar delar av Bokmässans seminarieprogram i form av en festival. I samarbete med flera tidningar och mediehus tittar vi på hur vi kan nå ut till en bred publik genom att live-sända och spela in programmet. Därmed kommer dessa arrangemang kunna genomföras med och/eller utan fysisk publik och besökare i antal som utgår från de restriktioner som då finns. Plan B innebär även att innehållet tillgängliggörs utan kostnad för dem som tar del av innehållet digitalt.

Både Plan A och Plan B innebär även tekniska lösningar för att långväga gäster i seminarieprogrammet, eller gäster i riskgrupper, inte ska behöva resa till Bokmässan utan istället medverka över länk.

Plan B innebär att du som utställare får pengarna tillbaka (minus Expostart-avgiften på 5 000 SEK, och 1 450 SEK som motsvarar utställarförsäkringen) men vår förhoppning är att du istället bokar om din monter till 2021 (och således inte får pengarna tillbaka, utan skjuter upp ditt deltagande) i en återbokning. Väljer du det sistnämnda får du 20 % rabatt på din återbokning som dras på faktura 2 som går ut till dig i början av året 2021 (istället för juni 2020).

Vi prövar nu dessa planer i dialog med er. Framförallt tittar vi på hur vi skulle kunna utforma Plan B till ett arrangemang med stor genomslagskraft. Vi förstår att många vill ha ett snabbt besked men vädjar om förståelse för att detta arbete tar lite tid. Vi arbetar så snabbt vi kan!

Återigen tackar jag dig för ditt tålamod. Vi behöver nu fokusera på att fatta ett klokt och ansvarsfullt beslut om hur vi utformar Bokmässan 2020. Vi behöver också lite tid till att landa i den eventuella omställning det innebär. Senast i slutet av maj fattar vi ett beslut om vilken av planerna vi går vidare med.

Du är välkommen med dina inspel. Hör av dig till din vanliga kontakt eller mejla oss på hej@bokmassan.se.

Ta hand om dig och varandra!

Varma hälsningar från hela Bokmässe-teamet, genom
Frida Edman, ansvarig för Bokmässan i Göteborg